Você sabia que pequenas avarias, faltas ou inconformidades de produtos podem gerar grandes prejuízos? Pois é, este é um problema sério e muitas vezes negligenciado pelos empreendedores. Se analisarmos um pouco observamos que estes fatores não são levados em conta pela maioria dos especialistas na formulação do preço de venda no varejo e, por uma questão bem simples: a maioria dos empreendedores não quer e não deve passar para o consumidor final o custo da sua ineficiência.

Neste artigo será tratado do momento em que os produtos que você comprou chegam no seu estabelecimento.

Cruzamento entre ordem de compras x notas fiscais

Se voce possui um controle de todas as ordens de compras lançadas no sistema já deu um grande passo, uma vez que para cruzar estes dados, hoje já é possível importar os XML´s das notas fiscais de compras antes mesmo dos produtos chegarem no seu estabelecimento. A partir desses dados é possível checar eletronicamente e receber os alertas. Primeiro, se as quantidades e os produtos que eu solicitei são os mesmos que estão na nota; segundo, se os valores negociados na ordem foram respeitados, e, por fim se vieram produtos que não foram solicitados. Neste último caso é mais comum do que se imagina representantes comerciais, “emprenharem” nas ordens de compras alguns produtos adicionais, na necessidade de batimento de metas ou contando com a falta de controle ou algo parecido passe despercebido.

Se o seu sistema de gestão não ajuda nesse sentido ou voce não utiliza ordens de compras informatizadas, pelo menos peça para alguém que esteja evolvido neste processo para fazer uma checagem no “olho” desses documentos, minimizando a gravidade do problema evitando dessa forma custos desnecessários.

Se neste ponto do processo, informatizado ou não, já for identificada uma falta ou inconformidade, já que a avaria só será possível com a checagem física dos produtos, uma ação já pode ser realizada: entrar em contato com o representante/fornecedor para que seja sanado tal problema; caberá a estes resolvê-los independentemente se os produtos foram os não despachados. Quanto mais rápido for identificado menor será o possível custo envolvido.

Recebimento das notas fiscais x conferência física

Para aqueles que conseguiram de forma eficiente executar a fase anterior, nesta fase complementa-se com a checagem física dos produtos, ou seja, aqui é possível identificar as avarias (produtos quebrados, amassados, partes faltantes, etc), e também as inconformidades (pedi azul e veio amarelo, pedi tamanho 40 e veio 41 e assim por diante).

Agora, se na fase anterior por algum motivo não possível fazer nenhuma análise ou identificar nenhum problema, a atenção precisa ser redobrada, uma vez que além da checagem dos documentos a checagem física citada anteriormente também precisa ser rigidamente checada.

No sistema de gestão esse processo pode ser facilitado com sincronismo, ou seja, ao mesmo tempo em que as caixas/embalagens são abertas para bipagem (leitura de código de barras dos produtos), também são analisados os produtos. Admite-se ainda nos casos em que os produtos sejam de alto valor agregado que este processo possa e deva ser repetido por mais de um conferencista, trazendo mais qualidade e segurança para o processo.

Notas cujo status de conferência seja “Conferidas com Erro” ou algo similar já são eletronicamente marcadas a fim de facilitar e agilizar as etapas seguintes do processo dependendo de cada caso: criação de uma nota de devolução total ou parcial a partir da nota conferida; criação automática de uma “nota de débito” para ser utilizada como moeda de abatimento de títulos em aberto a pagar do fornecedor e/ou do transportador a depender da responsabilidade pela avaria, falta ou inconformidade.

Vale ressaltar que todos os registros dos documentos eletrônicos citados ficam devidamente interligados entre si para que o gestor possa avaliar no tempo conveniente, perfis de representantes/fornecedores e/ou transportadores que causam mais problemas dessa natureza e tomar as decisões necessárias.

Portanto, num mercado tão competitivo quanto o varejo, “custos invisíveis” como pequenas avarias, faltas e inconformidades devem ser evitadas. Produtos que vieram a mais apenas para “bater metas” de representantes podem levar meses parados no estoque para serem vendidos gerando custo financeiro e falta de caixa para produtos com maior giro. Fique de olho.